Apuramento de IVA mensal ou trimestral em Excel: Modelo Grátis

Configure a periodicidade e os parâmetros

Na folha Parâmetros, escolha entre periodicidade mensal e trimestral. Confirme o dia limite de entrega, os meses após o fim do período, os dias de aviso e a data de referência dos alertas. Estes campos são parâmetros editáveis: os valores devem ser revistos face ao enquadramento aplicável antes de serem usados como referência.

Na mesma folha, indique até quatro taxas de IVA configuradas. A lista alimenta o registo das operações e a leitura por taxa no Painel, pelo que uma taxa utilizada mas não configurada ficará assinalada no controlo da linha.

Registe as operações documentadas

Depois, na folha Operações, preencha a data do documento, tipo e número de documento, entidade, NIF, natureza do IVA, descrição, base tributável e taxa. Para operações de IVA liquidado ou dedutível, o ficheiro calcula o IVA da operação a partir da base e da taxa e apura o IVA considerado.

Quando houver uma regularização, seleccione a natureza correspondente e introduza o valor de regularização. As primeiras linhas contêm exemplos preenchidos; reveja-os antes de iniciar o seu próprio registo. Estão preparadas 100 linhas operacionais, da linha 6 à 105.

Seleccione o período no Painel

No Painel, indique o fim do período de apuramento. A validação pede o último dia de um mês quando a periodicidade é mensal e o fim de março, junho, setembro ou dezembro quando é trimestral. A data de início é calculada automaticamente de acordo com a opção escolhida.

Introduza também, se necessário, o crédito reportado do período anterior, a data limite de pagamento e os estados da entrega e do pagamento. A data de pagamento não é calculada pelo ficheiro: é um campo que deve ser indicado por quem utiliza o controlo.

Verifique os controlos antes de interpretar o saldo

Por fim, consulte a coluna Controlo em Operações e a zona de validação no Painel. Mensagens como “Completar identificação/natureza”, “Completar base/taxa” ou “Taxa não configurada” indicam que existem linhas que não entram nos totais considerados como OK.

O Painel mostra ainda os alertas de entrega e pagamento com base nos parâmetros e nos estados seleccionados. Um alerta serve para orientar a revisão do processo; não confirma, por si só, o cumprimento de qualquer obrigação.

A data de cada documento determina o período fiscal da operação. Com periodicidade mensal, o ficheiro associa a linha ao último dia desse mês; com periodicidade trimestral, associa-a ao fim do trimestre correspondente. Assim, o Painel pode reunir apenas os registos do período que seleccionar.

Esta organização ajuda a consultar o IVA por taxa configurada e a comparar o total das operações com o apuramento. O mapa por taxa inclui somente operações com uma taxa presente na lista configurada; as regularizações surgem separadamente no resumo principal.

Cada linha pede identificação suficiente para localizar o documento: data, tipo, número, entidade e NIF. A natureza do IVA define se a linha é tratada como IVA liquidado, IVA dedutível ou regularização. A descrição e as observações permitem guardar contexto sem alterar os cálculos.

Para uma operação normal, a base tributável e a taxa são os elementos que alimentam o cálculo automático. Por exemplo, uma base de 1 250,00 € só produzirá IVA calculado depois de escolher uma taxa configurada. A admissibilidade de qualquer dedução deve ser confirmada fora do ficheiro.

O resumo do Painel junta IVA liquidado e regularizações de IVA liquidado, deduz IVA dedutível e regularizações de IVA dedutível, e considera o crédito anterior indicado pelo utilizador. A partir daí, apresenta o saldo de IVA do período, o crédito anterior utilizado, o valor de IVA a pagar ou o crédito a reportar.

Quando o resultado merece revisão, a linha Diferença do apuramento ajuda a identificar a relação entre os componentes do cálculo. O gráfico resume IVA liquidado, IVA dedutível, IVA a pagar e crédito a reportar, sem substituir a conferência dos documentos que deram origem aos montantes.

Antes de usar os totais, confirme no Painel o número de registos incompletos, as linhas com taxa fora da lista e a diferença entre o detalhe por taxa e as operações. São verificações úteis para detectar uma natureza em falta, uma base não preenchida ou uma taxa que ainda não foi introduzida nos parâmetros.

Convém também distinguir o estado da entrega do estado do pagamento. O ficheiro permite assinalar a entrega como “Por preparar” ou “Submetida”, e o pagamento como “Por pagar”, “Paga” ou “Não aplicável”. Estes estados são declarações introduzidas no controlo, não comprovativos do procedimento efectuado.