Mapa SAF-T de Contabilidade em Excel: Modelo Grátis

Defina o período e os controlos no Painel

Comece por preencher a versão SAF-T declarada, as datas de início e fim da extração, o identificador da entidade e a tolerância de equilíbrio. A data final não pode ser anterior à data inicial. Nesta folha pode também escolher Sim ou Não para controlar data do movimento, referência do lançamento, número de linha, conta de origem, valores, par documental e mapeamento confirmado.

Confirme os identificadores na folha Mapeamento

Em seguida, registe o tipo de elemento, a chave de origem, o identificador SAF-T, o contexto e a confirmação de utilização. O Estado técnico passa a Pronto quando os elementos necessários estão preenchidos e confirmados, e assinala A rever ou Duplicado quando encontra falhas ou repetições. Os exemplos de demonstração devem ser apagados ou substituídos antes de inserir dados reais.

Cole os movimentos no mapa de anomalias

Depois, introduza ou cole valores nas células destinadas aos dados de movimento: data, diário, referência do lançamento, número de linha, conta, débito, crédito, cliente, fornecedor e documento. A área preparada abrange as linhas 7 a 106. Mantenha as colunas calculadas, pois delas resultam as chaves, os saldos, os mapeamentos encontrados e os estados de controlo.

Filtre e trate as linhas sinalizadas

Termine por filtrar a coluna Estado da linha por Anomalia. Reveja a causa indicada nas colunas de coerência, mapeamento e repetição, atualize o estado de correção e registe a ação a executar no sistema contabilístico. No Painel, o controlo final só indica conclusão quando não existirem anomalias, mapeamentos a rever ou lançamentos desequilibrados.

A folha Mapa de anomalias organiza os dados de cada movimento por data, diário, referência, número de linha, conta de origem, débito e crédito. Inclui ainda IDs de cliente e fornecedor, tipo, referência e data do documento. A partir destes elementos, o ficheiro calcula o saldo da linha, cria chaves de lançamento e procura os identificadores existentes no mapeamento.

Quando os controlos ativos encontram dados em falta ou incoerências, a coluna correspondente apresenta o motivo. O estado final da linha resulta dessas verificações, da existência de uma chave de linha repetida e do equilíbrio do lançamento. Assim, a análise não se limita aos montantes: permite relacionar a estrutura dos movimentos com os identificadores usados na preparação do SAF-T (PT).

Antes de avaliar os movimentos, convém completar o mapeamento de contas e dos restantes elementos que possam surgir nos dados. Para cada linha, a folha pede uma chave de origem e um identificador SAF-T, além de uma indicação de confirmação para uso. As colunas de débito, crédito, saldo e movimento no período são calculadas para as linhas classificadas como Conta.

Um registo fica A rever se faltar informação essencial ou se a confirmação não for Sim. Fica Duplicado quando a chave de mapeamento se repete ou quando há repetição da combinação entre tipo de elemento e identificador SAF-T. Só o estado Pronto é considerado como mapeamento confirmado nas verificações do mapa de movimentos.

Quando um controlo está ativo no Painel, a coluna Campos em falta / coerência identifica omissões relacionadas com os parâmetros definidos. Pode controlar, entre outros elementos, a data do movimento, a referência do lançamento, o número de linha e a conta de origem. A verificação respeita a configuração selecionada, pelo que convém confirmar estas opções antes de interpretar os resultados.

A folha também assinala chave de linha repetida e referência de documento repetida. Esta última indicação é apresentada numa coluna própria para confirmação. Uma referência de documento repetida não altera, por si só, o Estado da linha; por isso, deve ser revista mesmo que uma filtragem por Anomalia não a apresente como resultado exclusivo.

O equilíbrio é verificado por lançamento, através da combinação entre diário e referência do lançamento. O resultado aparece como Equilibrado ou Desequilibrado, considerando a tolerância configurada no Painel. Com tolerância de 0,00 €, a diferença entre os débitos e os créditos tem de ser nula para o lançamento ser considerado equilibrado.

No Painel, a seleção de uma conta apresenta o respetivo débito, crédito e saldo no período. O resumo por conta permite observar se existem movimentos e comparar os valores agregados sem procurar manualmente cada linha. Um lançamento desequilibrado deve ser confirmado e corrigido no sistema contabilístico de origem, antes de voltar a analisar os dados.