Reconciliação e-Fatura de fornecedores em Excel: Modelo Grátis

Defina a tolerância de montantes

Comece na folha Instruções, onde encontra o parâmetro de tolerância operacional de montantes. Esse valor é aplicado à comparação da base tributável, do IVA, do total e à verificação aritmética. Por defeito está em 0,00 €, pelo que apenas aceita valores iguais. Trata-se de um critério editável do controlo, não de uma tolerância fiscal oficial.

Registe as compras internas

Na folha Registo Interno, introduza ou cole os dados disponíveis no seu controlo de compras. Preencha apenas as células amarelas, incluindo referência interna, NIF, fornecedor, tipo e número do documento, data, valores, afetação profissional, percentagem, estado de validação, ação corretiva e observações. As colunas cinzentas calculam a conferência e estão protegidas.

Introduza a listagem e-Fatura consultada

Depois, passe para a folha e-Fatura e coloque uma linha por documento da listagem consultada. Além dos elementos do documento, esta folha inclui a data da consulta e a origem da listagem. Mantenha o NIF e o N.º do documento consistentes com o registo interno, pois formam a chave inicial usada para procurar correspondências entre as duas folhas.

Analise exceções e confirme os totais

Por fim, verifique o Resultado da conciliação e a verificação aritmética em cada folha. Complete dados em falta ou registe a ação a tomar nas linhas sinalizadas. No Painel, consulte as contagens, os totais conciliados de cada origem, a diferença apurada, o estado do controlo final e o gráfico de ocorrências por alerta.

Antes de iniciar a reconciliação, confirme que cada documento está identificado pelo NIF do fornecedor e pelo respetivo número. A folha cria uma chave de conferência a partir destes dois elementos e procura-a na outra origem. Uma escrita diferente no número da fatura ou a repetição da mesma referência pode impedir uma leitura clara do resultado, mesmo quando o documento existe nas duas listagens.

Não basta, porém, que a chave coincida. Para considerar uma linha conciliada, o ficheiro verifica também a data do documento e compara base tributável, IVA e total dentro da tolerância definida. A correspondência exige uma única candidata com os elementos necessários. Esta lógica ajuda a separar uma coincidência de NIF e documento de uma conciliação efetivamente confirmada pelos valores carregados.

Quando surge Ausente da listagem e-Fatura, o resultado significa que não foi encontrada, na listagem colocada no ficheiro, uma linha com o mesmo NIF e número de documento. O aviso inverso, ausente do registo interno, indica que a linha consta da listagem e-Fatura carregada mas não encontrou essa chave na folha de compras. Ambos são sinais para confirmar a origem e os dados introduzidos.

Se existir uma candidata com a mesma chave, mas a data ou os montantes não coincidirem, a linha fica marcada como Valores divergentes. Já a existência de mais de uma linha com a mesma chave gera um alerta de múltiplas candidatas. Os Duplicados são igualmente um aviso operacional: identificam repetições na própria folha, mas não determinam por si só a situação fiscal ou documental do registo.

Nas duas folhas de dados, a afetação profissional é registada com a respetiva percentagem. O total do documento é multiplicado por essa percentagem para apurar o total afeto estimado. Por exemplo, uma percentagem de 60% aplica 0,60 ao total introduzido. Este cálculo permite manter a informação operacional associada à despesa, sem decidir a sua aceitação para efeitos fiscais.

No Painel, os totais das linhas conciliadas são somados separadamente para o registo interno e para a listagem e-Fatura. A diferença entre ambos alimenta o Estado do controlo final, que também considera as exceções internas e os documentos ausentes do registo interno. Antes de interpretar um total como fechado, convém rever as linhas por validar e qualquer resultado que não esteja conciliado.