Regularizações de IVA em Excel: Modelo Grátis

Prepare as listas e a identificação interna

Comece na folha Parâmetros. Pode preencher o NIF da entidade, o responsável pelo registo, a data de atualização e o critério interno de confirmação do período de IVA. As listas disponíveis para estados, tipos de documento, prova e motivos também podem ser adaptadas ao seu processo.

Registe uma referência única para cada correção

Na folha Registo de regularizações, introduza uma referência interna e escolha o estado do registo. Indique a data da regularização e a data de referência do período de IVA. O ficheiro assinala referências repetidas, o que reduz o risco de acompanhar duas vezes o mesmo caso.

Associe os documentos e os valores corrigidos

Preencha o tipo, número e data do documento original, bem como a contraparte e o respetivo NIF ou identificador. Quando aplicável, acrescente os dados do documento retificativo. A base corrigida é registada com sinal; o IVA corrigido é introduzido sem sinal.

Confirme o sentido, a prova e o período

Seleccione o sentido declarado, assinale se a prova é necessária e registe a forma, o estado e a respetiva referência ou localização. Complete o estado da comunicação do documento retificativo e confirme manualmente o período de IVA. A coluna de alertas indica os elementos que ainda precisam de revisão.

Analise os totais no Painel

A folha Painel reúne os registos ativos, o IVA a favor do Estado, o IVA a favor do sujeito passivo e o saldo líquido indicativo. Também apresenta alertas, totais por sentido declarado, estados da prova e dois gráficos de acompanhamento.

O registo central reúne a informação necessária para seguir internamente uma regularização: referência, estado, datas, contraparte, documentos, motivo e observações. A ligação entre o documento original e o documento retificativo permite consultar o contexto da correção sem depender apenas de uma descrição livre.

Além da categoria do motivo, pode indicar a base corrigida e o IVA corrigido. O resultado calculado não decide se a regularização é aplicável; mostra apenas o efeito aritmético conforme o sentido que foi seleccionado. Esta separação é útil quando há casos ainda em validação.

Uma regularização torna-se mais fácil de rever quando o tipo e o número do documento original estão preenchidos. A folha inclui ainda a data do documento, a contraparte e o NIF ou identificador, criando um ponto de partida objetivo para conferir a operação associada.

Se tiver sido emitido um documento retificativo, o ficheiro permite guardar o respetivo tipo, número e data. Pode ainda acompanhar o estado da comunicação e a sua referência. Este controlo de documentos retificativos não substitui a confirmação do tratamento exigido no caso concreto.

O valor de IVA corrigido é introduzido sem sinal. A coluna calculada converte esse valor em impacto positivo para situações a favor do Estado e negativo para situações a favor do sujeito passivo. Assim, o saldo líquido indicativo do Painel resulta de critérios visíveis no próprio registo.

Os avisos automáticos chamam a atenção para dados em falta, como a data da regularização, o documento original, o período por confirmar ou o sentido ainda por definir. A diferença de controlo deve apresentar 0,00 €; se não apresentar, existe uma divergência aritmética nos totais mostrados.

As decisões sobre necessidade de prova, forma de prova, comunicação e imputação ao período de IVA são manuais. O ficheiro disponibiliza campos e estados para as documentar, mas não determina a aplicabilidade fiscal de uma correção nem valida os elementos documentais necessários.

A folha Instruções recorda que os exemplos iniciais são fictícios e devem ser substituídos, eliminados ou mantidos apenas como referência interna. Inclui também ligações de consulta ao artigo 78.º do Código do IVA e a informação do Portal das Finanças sobre documentos retificativos.