Antiguidade de saldos de fornecedores em Excel: Modelo Grátis

Defina a data do mapa

Na folha Parâmetros, preencha a data de referência e a data de atualização da carteira. Quando as duas datas coincidem, o estado apresenta Confirmada. Esta verificação confirma apenas a coincidência entre as datas introduzidas; continua a ser importante confirmar se os saldos registados correspondem à carteira que pretende analisar.

Ajuste os limites das faixas

Depois, reveja os três limites superiores em dias. O ficheiro apresenta inicialmente 30, 60 e 90 dias, mas estes valores são editáveis. O estado dos limites indica se foram introduzidos valores positivos e crescentes. As designações geradas abrangem não vencido, três intervalos vencidos, mais de um limite e sem data de vencimento.

Registe um documento por linha

Em Saldos Fornecedores, introduza a referência interna, fornecedor, NIF quando o pretender identificar, tipo e número do documento, datas, saldo em aberto, situação e observações. Para inclusão, são necessários referência, fornecedor, tipo, número, data do documento, saldo e situação. A data de vencimento pode ficar por preencher, sendo o documento encaminhado para a faixa própria.

Respeite as colunas calculadas

As colunas Dias até/desde vencimento, Faixa de antiguidade e Estado de inclusão são calculadas nas 100 linhas preparadas. Não as substitua por valores manuais. Para uma nota de crédito ou um saldo credor, introduza o respetivo valor negativo no saldo em aberto; valores nulos não são incluídos no mapa.

Leia o Painel antes de fechar a análise

Por fim, consulte os totais incluídos, o número de documentos, o saldo vencido, o saldo não vencido, os valores sem vencimento e os registos não incluídos. A distribuição por faixas surge também num gráfico e o controlo final compara o total do painel com a soma das faixas.

Um mapa de contas a pagar por fornecedor não se limita a somar faturas pendentes. Cada linha conserva a referência interna, a identificação do fornecedor, o tipo e número do documento, as datas, a situação e as observações. Esta estrutura permite localizar a origem de cada valor apresentado no Painel.

Além dos montantes, o Painel apresenta a percentagem de cada faixa no total incluído. A leitura conjunta do total, da distribuição e do gráfico ajuda a perceber se a carteira está concentrada em documentos próximos do vencimento ou em valores com atraso mais antigo, sem misturar contas de clientes.

Quando existe data de vencimento, a folha calcula a diferença face à data de referência. Um resultado igual ou inferior a zero é classificado como não vencido. Os valores positivos são distribuídos pelos intervalos definidos em Parâmetros, até à categoria de documentos com mais dias de atraso.

Se não houver data de vencimento, o documento pode ser incluído desde que os restantes campos obrigatórios estejam preenchidos, mas fica separado em Sem data de vencimento. Esta separação evita que uma ausência de informação seja interpretada como um vencimento normal e merece uma revisão própria antes de programar pagamentos.

Antes de interpretar o total, consulte a quantidade e o valor dos registos não incluídos. A folha exclui um documento se faltar um dos campos necessários, se a data do documento for posterior à data de referência, se o saldo for nulo ou se ocorrer um erro nos dados. O motivo fica visível na coluna de estado.

Uma situação marcada como Em litígio continua a poder ser incluída quando os restantes requisitos estão cumpridos, sendo o respetivo montante destacado no Painel. Já a situação do documento pode ser escolhida entre Em aberto, Em litígio e A regularizar, o que facilita uma leitura mais contextualizada da carteira.

Em Parâmetros, a data de referência determina o momento a que todos os saldos são analisados. A data de atualização da carteira deve refletir a origem dos valores introduzidos. Se as datas forem diferentes, o ficheiro pede revisão através do respetivo estado, para que não se confundam saldos de momentos distintos.

Os limites de 30, 60 e 90 dias presentes no ficheiro são pontos de partida editáveis, não prazos legais, fiscais ou contratuais. Ajuste-os apenas aos critérios internos que pretende observar e confirme que permanecem em ordem crescente. O estado dos limites ajuda a detetar uma configuração incoerente antes de ler as faixas.