Validação SAF-T de faturação em Excel: Modelo Grátis

Prepare a referência e o período analisado

Na folha Parâmetros, registe a referência interna da extração, a versão do esquema indicada no ficheiro de origem e as datas de início e fim do período declarado. Preencha também o número de documentos e o total declarado na origem se pretender obter a conferência final apresentada no Painel.

Confirme as listas antes de introduzir dados reais

Reveja os tipos de documento, os estados e os resultados de consulta ou comunicação disponíveis nas listas. Os códigos incluídos são exemplos de parametrização, pelo que devem ser confirmados e adaptados à extração em análise. Pode ainda definir se pretende ativar a conferência aritmética de totais e o controlo de sequência.

Introduza uma linha por documento na grelha

Na folha Documentos, preencha ou cole os dados nas colunas de entrada: referência da extração, identificador, tipo, série, sequência, data, cliente, estado, resultado, total líquido, imposto, total do documento e observação. As linhas 8 a 107 estão preparadas para 100 documentos. As linhas demonstrativas devem ser substituídas ou apagadas antes de utilizar dados reais.

Analise as ocorrências e confirme a origem

As colunas de controlo calculam as verificações e apresentam um resultado por linha. Consulte o campo Detalhe das ocorrências para perceber o motivo assinalado e use o Painel para ver os documentos com erro ou aviso. A análise deve ser confirmada com a informação disponível na origem, sobretudo quando existir um documento anulado, rejeitado ou uma possível quebra de sequência.

Feche a conferência dos totais

O Painel compara os documentos lidos e o valor total introduzido na grelha com os valores declarados na origem. O controlo final dos totais considera a tolerância aritmética definida nos parâmetros. Uma diferença é um sinal para rever os dados carregados e os valores declarados, não uma conclusão sobre a validade fiscal do ficheiro.

A validação operacional começa por transformar uma extração de faturação numa lista que possa ser revista documento a documento. A grelha verifica se existem elementos essenciais no identificador, nomeadamente número do documento, tipo, série e sequência positiva. Também compara o tipo preenchido com a lista configurada na folha Parâmetros.

Para cada linha, a data é confrontada com o período declarado. Quando os três valores monetários estão preenchidos, a verificação dos totais compara o total do documento com a soma do total líquido e do imposto, dentro da tolerância definida. Este é um controlo aritmético editável, não uma regra fiscal incorporada no livro.

A chave criada pela grelha combina tipo, série e identificador do documento. Se a mesma chave surgir mais de uma vez nas 100 linhas preparadas, o resultado assinala Erro: duplicado. Assim, a revisão de documentos duplicados parte de um critério visível e consistente dentro da própria extração.

Um resultado Conforme significa apenas que a linha não desencadeou ocorrências nos controlos configurados. Não confirma a estrutura técnica XML, a versão aplicável do esquema nem a situação do documento junto da Autoridade Tributária.

Já o resultado Erro pode decorrer de um identificador incompleto, de um tipo não configurado, de totais incompletos ou não conciliados, de duplicação ou de um resultado marcado como rejeitado. A coluna de detalhe reúne as mensagens aplicáveis à mesma linha, evitando que tenha de procurar a origem do resultado em cada coluna de controlo.

Um Aviso chama a atenção para uma data fora do período declarado, um estado configurado como anulado, um resultado por preencher ou não confirmado e uma possível omissão anterior na sequência. O aviso não prova, por si só, que existe uma irregularidade; orienta a revisão da série, da informação de origem e dos critérios usados na extração.

O controlo de totais funciona em dois níveis. Primeiro, cada documento pode ser comparado aritmeticamente através dos campos de total líquido, imposto e total do documento. Depois, o Painel soma os totais introduzidos na grelha e confronta-os com o total declarado na origem, desde que esse valor tenha sido preenchido nos parâmetros.

O mesmo Painel compara a quantidade de documentos lidos com o número declarado na origem. Se ambos os valores e os totais coincidirem dentro da tolerância definida, apresenta totais conciliados. Caso contrário, a diferença fica visível para que possa confirmar se faltam linhas, se existem repetições ou se os valores de referência foram registados corretamente.

Quanto à sequência de documentos, o controlo é opcional. Para uma combinação de tipo e série, a grelha procura a sequência anterior ou aceita o número inicial definido nos parâmetros. Uma possível omissão de sequência é apenas um alerta operacional: não deve inserir números estimados para o eliminar nem assumir uma falha sem consultar os dados de origem.

Este livro organiza a revisão de uma extração, mas não lê ficheiros XML automaticamente nem valida a estrutura do SAF-T (PT) contra o XSD aplicável. A versão do esquema é registada como informação de controlo e deve ser transcrita tal como consta no ficheiro de origem.

Antes de analisar dados reais, convém confirmar a versão de esquema, os tipos de documento e a estrutura técnica relevante nas fontes oficiais da AT. As listas presentes no ficheiro servem de base configurável e não tornam um código válido apenas por estar disponível na folha Parâmetros.

Também não comunica documentos à AT nem substitui a consulta oficial de documentos comunicados. Estados como anulado, resultados como rejeitado, pendente ou não confirmado requerem confirmação com a evidência disponível e, quando aplicável, com a consulta oficial. A folha Instruções resume estes limites e os cuidados de preparação.