Ajudas de custo nacionais e ao estrangeiro em Excel: Modelo Grátis

Confirme os critérios antes de preencher

Comece pela folha Tabelas. Confirme junto da fonte competente quais são os critérios, unidades de cálculo e valores adequados ao seu caso. Os códigos «NAC_CONFIRMAR», «EXT_CONFIRMAR» e «KM_CONFIRMAR» são referências de preparação e não devem ser tratados como taxas definitivas sem validação.

Configure as tabelas de taxas

Preencha as tabelas separadas para deslocações nacionais, deslocações ao estrangeiro e quilometragem. Em cada linha, indique um código único, a designação, o destino ou área de referência, a condição aplicável, a taxa e a respetiva fonte ou observação. A taxa escolhida no registo será procurada nestas tabelas.

Introduza cada deslocação em Registos

Na folha Registos, preencha as células editáveis: número de registo, estado interno, datas, beneficiário, entidade ou projeto, motivo, âmbito, destino, país, quantidade elegível e código de taxa. Quando houver percurso a considerar, indique também meio de transporte, quilómetros e código de quilometragem.

Revise o controlo e o Painel

Verifique a coluna Controlo antes de fechar cada linha. A indicação «Pronto a rever» mostra que a verificação automática não encontrou os alertas previstos no ficheiro, mas não substitui a revisão do caso. Por fim, defina o intervalo de datas nos parâmetros da folha Tabelas e consulte o Painel.

Um mapa Excel de ajudas de custo permite concentrar numa só estrutura a informação que normalmente se dispersa entre notas, comprovativos e pedidos internos. Cada deslocação tem campos para identificar o beneficiário, a entidade ou projeto, o motivo, as datas, o destino e o país, mantendo o contexto associado ao valor calculado.

A escolha entre «Nacional» e «Estrangeiro» é feita no campo Âmbito. Essa seleção orienta a procura do código de taxa na tabela correspondente, sem misturar as configurações dos dois contextos. O resultado depende sempre das taxas introduzidas por você na folha Tabelas.

Um registo de deslocações completo começa por um número identificador e pelas datas de início e fim. A folha inclui validações para apoiar a unicidade desse número e a sequência das datas. Pode ainda guardar o estado interno da linha, como «Por rever», «Revisto internamente» ou «Concluído».

Além do motivo e do destino, a linha pede a quantidade elegível e o código de taxa. Quando existir suporte documental, a coluna Referência de comprovativo serve para anotar uma referência interna, fatura, recibo, mapa de deslocação ou outro elemento de suporte. O ficheiro regista essa referência, mas não anexa nem arquiva documentos.

Nas tabelas de taxas, você pode definir a designação, a categoria ou condição, a unidade de cálculo, a fonte e a taxa unitária. Na folha Registos, o valor das ajudas de custo resulta da multiplicação da quantidade elegível pela taxa encontrada para o código selecionado e para o âmbito indicado.

O reembolso de quilómetros é calculado separadamente. Introduza os quilómetros apenas quando forem aplicáveis e escolha um código de quilometragem configurado. A folha obtém a taxa por quilómetro dessa tabela, calcula o respetivo montante e soma-o às ajudas de custo para apresentar o total da deslocação.

Para analisar um intervalo, indique as datas de início e fim nos parâmetros do Painel existentes na folha Tabelas. Os indicadores passam a resumir o total de deslocações, as ajudas de custo calculadas, o montante de quilometragem, o total das deslocações e o número de linhas ainda por rever nesse período.

Com os totais por âmbito, é possível comparar deslocações nacionais e ao estrangeiro. O Painel mostra também as componentes de ajudas de custo e quilometragem, incluindo dois gráficos de apoio à leitura. A diferença de controlo por âmbito deve ser zero; outro resultado pede a confirmação dos registos e das configurações utilizadas.