Banco de Horas Grupal em Excel: Modelo Grátis

Configure o período e a estrutura

Comece na folha Parâmetros. Indique a entidade, o responsável pelo controlo, as datas inicial e final e o máximo técnico de horas por registo. Depois, crie os grupos, associe-lhes responsáveis e defina os colaboradores activos e o respectivo grupo. Esta preparação determina as listas disponíveis no registo diário.

Defina critérios e limites internos

Na mesma folha, configure os tipos de dia e o critério que determina as horas consideradas: trabalhadas, previstas, zero ou manual. Se fizer sentido na sua organização, preencha limites diários, limites de saldo individuais e limites conjuntos por grupo. Quando ficam vazios, os controlos correspondentes surgem como não configurados.

Registe as horas de cada colaborador

Na folha Registo, seleccione o colaborador, o grupo, a data e o tipo de dia. Introduza as horas previstas e, quando aplicável, as realizadas. Use Horas manuais apenas quando o critério associado ao tipo de dia for Manual. Observações, validado por e data de validação permitem contextualizar e confirmar a revisão do lançamento.

Reveja estados e consulte o Painel

Observe a coluna Estado e filtre os registos marcados como Rever antes de fechar o período. No Painel, consulte totais, saldos, variações e o resumo por grupo. Termine pela área de Controlos finais, que inclui a reconciliação do saldo, registos sem horas consideradas, duplicados e registos marcados para rever.

O acompanhamento parte de cada linha registada: colaborador, grupo, data, tipo de dia e horas previstas. Conforme o critério configurado para esse tipo de dia, o ficheiro apura as horas consideradas. A diferença entre estas horas e as previstas forma a variação do banco em cada lançamento.

Esse cálculo alimenta o saldo acumulado do colaborador e os totais mostrados no Painel. Assim, consegue distinguir uma variação pontual de uma situação que se mantém ao longo do período, sem somar manualmente os lançamentos de cada pessoa.

Para cada data, escolha o colaborador e o grupo nas listas existentes, indique o tipo de dia e preencha as horas previstas. As horas realizadas são usadas quando o critério do tipo de dia é Trabalhadas; as horas manuais só entram no cálculo quando o critério é Manual.

A data do registo e a data de validação são limitadas ao período configurado. O máximo técnico de horas também é editável nos Parâmetros. Este controlo é operacional: não representa, por si só, um limite legal ou uma regra laboral aplicável à empresa.

O saldo acumulado do colaborador corresponde à soma das variações desse colaborador até à data de cada registo. Um valor positivo resulta de horas consideradas acima das previstas; um valor negativo resulta do movimento contrário. A leitura deve ser feita em conjunto com o tipo de dia e as observações inseridas.

No Painel, o resumo por grupo compara horas previstas, horas consideradas e saldo. Caso tenha definido limites conjuntos, a coluna de estado indica OK, Rever ou Não configurado. Os limites são valores internos configuráveis, não uma validação automática do enquadramento legal.

O ficheiro assinala Duplicado quando encontra mais de um lançamento para o mesmo colaborador e a mesma data. Também verifica se o grupo indicado coincide com o grupo associado ao colaborador e se ambos estão activos na configuração. Uma associação ausente ou incoerente pede correcção antes da análise final.

O estado Rever pode ainda resultar de horas consideradas em falta ou de ultrapassagem dos limites internos diário ou de saldo. Filtrar essa coluna permite concentrar a revisão nos casos sinalizados, completar dados e confirmar a validação sem alterar as colunas calculadas.