Controlo de Assiduidade e Faltas em Excel: Modelo Grátis

Configure colaboradores e ocorrências

Antes de preencher registos, complete a folha Parâmetros com a entidade, o ano de referência, os colaboradores e as ocorrências usadas internamente. Para cada ocorrência, pode definir a natureza operacional, se as horas de ausência entram no saldo e se exige confirmação de justificação ou duração.

Registe cada dia e segmento

Em cada linha da folha Registo, indique a data, o código do colaborador, o N.º do segmento, as horas previstas e a ocorrência. Numa linha de trabalho, preencha entrada e saída e, quando aplicável, o início e o fim da pausa. Para uma ausência, registe a duração quando o critério configurado a requerer.

Complete a informação de apoio

O campo de justificação ou documento recebido é preenchido manualmente, tal como a data de comunicação ou entrega, a referência interna e as observações. Esta informação permite contextualizar cada linha sem alterar os cálculos de horário. O nome do colaborador, as horas trabalhadas e o saldo são resultados calculados.

Confirme os avisos e consulte o período

Depois de introduzir os dados, verifique o Estado de revisão e a coluna de duplicados antes do fecho. No Painel, selecione a data inicial, a data final e um colaborador ou “Todos”. Os indicadores e o gráfico são atualizados para os registos dentro do intervalo escolhido.

Na folha Registo, cada linha corresponde a uma combinação de data, colaborador e segmento. Esta estrutura é útil quando a mesma pessoa precisa de mais do que um segmento no dia, desde que utilize uma numeração diferente. O ficheiro está preparado para 200 linhas operacionais, entre as linhas 8 e 207.

Para evitar erros de associação, o código do colaborador é escolhido a partir da lista configurada e o nome é preenchido automaticamente. Também há validações para datas, horas, duração de ausências e número de segmento. Assim, a introdução de dados fica mais consistente antes de chegar ao resumo.

Quando a ocorrência corresponde a trabalho, as horas trabalhadas resultam da diferença entre a entrada e a saída, descontando a pausa quando os dois momentos estão indicados. O cálculo aceita horários que passam para o dia seguinte, mas continua a ser importante confirmar se o registo corresponde à organização interna do horário.

Já nas linhas de ausência, a duração é introduzida no respetivo campo. A configuração da ocorrência determina se essas horas são somadas às horas trabalhadas para obter as horas a considerar no saldo. A opção regra interna de saldo pode ficar como “A confirmar”, caso em que esse total não é calculado para a linha.

No Painel, o filtro de período exige uma data inicial e uma data final coerentes. Pode analisar todos os colaboradores ou selecionar um código específico. A leitura inclui horas previstas, horas trabalhadas, horas de ausência registadas, horas a considerar no saldo e a diferença operacional entre horas previstas e consideradas.

A consulta também mostra quantos registos ou segmentos foram preenchidos no intervalo, os registos a rever e as linhas duplicadas. Mais abaixo, as horas de ausência são agrupadas por ocorrência e apresentadas num gráfico. Estes valores refletem os dados introduzidos e as regras configuradas na folha Parâmetros.

Antes de considerar um período concluído, observe a coluna de duplicados na folha Registo. O ficheiro assinala como duplicada uma linha que repete a mesma data, o mesmo código de colaborador e o mesmo número de segmento. Uma correção simples pode passar por eliminar a repetição ou distinguir corretamente os segmentos do dia.

O indicador de fecho do controlo apresenta “OK” apenas quando não existirem registos a rever nem duplicados. Este aviso é operacional: ajuda a localizar dados incompletos ou incoerentes no ficheiro, mas não valida documentos, regras internas ou o tratamento laboral aplicável à ocorrência.