Escala de Trabalho em Excel: Modelo Grátis para Portugal

Defina o período e a tolerância no Painel

No Painel, indique o mês que pretende visualizar no calendário, a data inicial e a data final do resumo. O mês do calendário deve começar no primeiro dia do mês. Defina também a tolerância operacional em horas: este valor é usado apenas para assinalar diferenças entre o previsto e o efetivo.

Introduza cada turno ou folga na Escala

Depois, crie uma linha por ocorrência na folha Escala. A linha inclui ID de escala, datas e horas de início e fim, colaborador, local ou equipa, tipo de planeamento, tipo de turno, pausa prevista, estado e observações. As horas previstas são calculadas a partir das datas, horas e pausa indicadas.

Registe as horas reais na folha própria

Para cada trabalho efetuado, utilize a folha Registo de Horas. Introduza o ID do registo, o colaborador, as datas e horas de entrada e saída, a pausa efetiva, o estado e as observações. A ligação a um ID de escala é opcional, mas permite trazer as horas previstas associadas e calcular a diferença.

Reveja associações e diferenças antes de fechar o período

Por fim, consulte os indicadores e os alertas do Painel. Verifique linhas de escala a rever, IDs sem correspondência, colaborador diferente do planeado, registos sem associação e diferenças fora do limite definido. Esta revisão permite corrigir dados operacionais sem alterar as células de cálculo.

Neste modelo, a folha Escala serve exclusivamente para o planeamento. É onde ficam os turnos e as folgas previstos, com a respetiva data, horário, pausa, colaborador e local ou equipa. Esta divisão é útil quando o horário inicialmente atribuído não coincide com o trabalho que acabou por ser realizado.

Já a folha Registo de Horas concentra os dados reais de entrada, saída e pausa efetiva. Assim, as horas previstas não substituem as horas efetivas: cada total é calculado na sua folha e reunido no Painel para consulta do período escolhido.

Cada linha de planeamento pede um ID de escala único. Para um turno, preencha as datas e horas de início e fim, identifique o colaborador e o local ou equipa, escolha o tipo de turno e indique a pausa prevista em horas. O cálculo deduz essa pausa ao intervalo entre o início e o fim.

Para uma folga, selecione Folga tanto no tipo de planeamento como no tipo de turno. As horas previstas passam a zero e o controlo indica quando há dados que não são coerentes com uma linha de folga. Os estados disponíveis são Planeado, Confirmado e Cancelado; as linhas canceladas não entram nos indicadores previstos do Painel.

O registo de horas trabalhadas pode ser associado ao ID criado na Escala. Quando essa associação existe, o ficheiro procura as horas previstas da escala e apresenta a diferença em horas. Também confirma se o colaborador indicado no registo é o mesmo que consta da linha de planeamento associada.

Se não houver uma escala correspondente, o registo continua possível e é identificado como sem associação. A coluna de associação pode mostrar ID de escala não encontrado ou colaborador diferente, enquanto a coluna de comparação indica se a diferença está dentro ou fora da tolerância definida no Painel.

No Painel, os indicadores mostram horas previstas, horas efetivas, diferença de horas, turnos planeados, registos efetivos e registos por validar. O calendário apresenta, de segunda-feira a domingo, a quantidade de registos planeados em cada dia do mês selecionado, excluindo escalas canceladas.

Além dos totais, a zona de alertas reúne o número de linhas de escala a verificar, associações inválidas, registos sem associação e diferenças fora da tolerância. O gráfico compara os valores totais de previsto e efetivo. Estes elementos apoiam um controlo operacional, sem avaliar regras laborais, contratos ou procedimentos internos.