Processamento salarial mensal em Excel: Modelo Grátis

Confirme os parâmetros aplicáveis

Comece pela folha Parâmetros. As taxas predefinidas de Segurança Social do trabalhador e da entidade empregadora estão vazias no ficheiro inicial; preencha-as apenas depois de confirmar os valores aplicáveis ao seu caso. Quando existir uma taxa específica para determinado trabalhador, essa taxa pode ser introduzida directamente na respectiva linha de processamento.

Substitua os exemplos e registe cada período

Na folha Processamento, elimine ou substitua as linhas de exemplo fictícias antes de trabalhar com dados reais. Registe uma linha por trabalhador e por período, usando a mesma data mensal em todas as linhas desse processamento. Introduza o código, nome, NIF, função ou categoria e os valores de remuneração que pretende considerar.

Preencha bases, retenções e descontos confirmados

Indique a remuneração base, os outros proventos sujeitos e não sujeitos, bem como a base de retenção de IRS, a retenção de IRS, a base de incidência da Segurança Social e os restantes descontos. Quando uma retenção ou desconto confirmado não existir, introduza 0,00 € em vez de deixar o campo vazio. Seleccione também o estado do registo: Em preparação, Validado, Pago ou Anulado.

Reveja os controlos antes do fecho

Consulte a coluna Controlo para resolver mensagens pendentes e confirme que as linhas válidas apresentam «OK». Só essas linhas, desde que não estejam anuladas, ficam com Incluído no resumo igual a «Sim». Por fim, escolha o período no Painel, reveja os totais, a diferença de fecho e a distribuição dos registos por estado.

A folha Processamento concentra o mapa salarial mensal numa estrutura única. Cada registo inclui o período, a identificação do trabalhador, a função ou categoria, a remuneração base e os restantes proventos. A separação entre proventos sujeitos e não sujeitos permite reflectir os valores que decidiu introduzir, sem o ficheiro inferir automaticamente a natureza de qualquer rubrica.

Depois do preenchimento, o total de remunerações resulta da soma da remuneração base com os outros proventos registados. As colunas de base de retenção de IRS e de incidência da Segurança Social são campos de introdução: devem ser confirmadas no processo aplicável, pois não são determinadas a partir das remunerações inseridas.

O líquido a pagar é calculado pela diferença entre o total de remunerações e a retenção de IRS, a Segurança Social a cargo do trabalhador e os outros descontos. Para que o resultado seja apresentado, os campos necessários à conta têm de estar preenchidos. Esta regra evita que uma linha aparentemente concluída esconda valores por confirmar.

Em paralelo, o custo total da entidade empregadora soma o total de remunerações à contribuição de Segurança Social da entidade. Esta leitura é útil para comparar o valor a pagar ao trabalhador com o encargo associado à linha, sem confundir ambos os montantes no acompanhamento mensal.

Uma linha fica sujeita a validação operacional quando contém dados preenchidos. O controlo assinala situações como identificação em falta, estado por seleccionar, base de IRS ou de Segurança Social em falta, retenção não introduzida, taxa por confirmar e líquido negativo. Uma linha anulada é tratada como excluída do resumo.

Quando o mesmo código de trabalhador surge mais do que uma vez para o mesmo período, o ficheiro mostra Duplicado no período. No Painel, as linhas pendentes e os duplicados são contados para o período seleccionado. A situação de fecho só aparece como pronta para revisão quando existem registos incluídos e não há pendências nem diferença de fecho.

As taxas predefinidas de Segurança Social podem ser guardadas na folha Parâmetros e são usadas quando as colunas de taxa do trabalhador ou da entidade empregadora ficam vazias. Se uma linha exigir uma taxa diferente, prevalece o valor introduzido nessa linha. O ficheiro inicial não contém taxas preenchidas, precisamente para não assumir valores desactualizados ou inadequados.

A retenção de IRS não é calculada pelo mapa. Também não são identificados regimes, enquadramentos ou obrigações aplicáveis a cada trabalhador. Antes de validar ou pagar, confirme taxas, bases, retenções, regras e prazos nas fontes oficiais relevantes ou com apoio profissional qualificado.