Reconciliação de pagamentos por TPA em Excel: Modelo Grátis

Defina as tolerâncias de conferência

Comece na folha Instruções. Os parâmetros de tolerância de valor e de tolerância de data iniciam a zero, pelo que o ficheiro exige igualdade exata de montante e de dias. Ajuste-os apenas de acordo com o critério operacional confirmado internamente ou com a entidade adquirente.

Registe os movimentos do extrato bancário

Na folha Movimentos Bancários, introduza um ID único, a data de valor, a data do movimento, a descrição, o tipo de movimento, o montante e a origem assinalada. Registe montantes positivos e indique separadamente se se trata de crédito ou débito. As origens disponíveis são TPA, Possível TPA e Outro.

Introduza os dados de cada lote

Na folha Lotes TPA, preencha os campos assinalados para introdução, incluindo a entidade adquirente, o terminal, a referência, as datas, o bruto e a comissão. A comissão considerada corresponde à comissão indicada pela adquirente quando esta existe; na sua ausência, resulta do bruto e da taxa de comissão contratada registada.

Associe e reveja os resultados

Selecione manualmente o ID do movimento bancário associado em cada lote. A folha devolve a data de crédito, o valor creditado, a diferença e o estado. Depois da associação, o Painel apresenta os lotes a tratar, os montantes agregados e a distribuição dos estados.

Na conciliação de lotes TPA, cada registo reúne a referência do lote, o terminal, as datas de vendas e de fecho, a data de crédito prevista e o bruto. A partir destes elementos, a folha calcula a comissão aplicável, o líquido esperado e a diferença face ao movimento bancário associado.

Os campos calculados ficam separados dos dados que introduz. Esta organização permite rever a origem de uma divergência: pode estar no valor bruto, na comissão, na previsão de crédito ou na associação ao movimento do banco. A data prevista deve ser registada apenas quando estiver confirmada na documentação ou no processo aplicável.

O cruzamento não é automático por texto, data ou valor. Cada linha bancária tem um identificador próprio e único, e esse ID é selecionado no lote correspondente. Assim, a associação fica explícita mesmo quando a descrição do extrato bancário é abreviada ou quando existem vários créditos em dias próximos.

Quando um mesmo movimento é associado a mais de um lote, o ficheiro assinala Movimento repetido. Na folha bancária, o mesmo caso aparece como associação múltipla. Esta verificação ajuda a evitar que um crédito efetivo seja contado duas vezes na reconciliação.

Para apurar o líquido, pode indicar a comissão comunicada pela entidade adquirente. Se esse campo estiver vazio, o ficheiro calcula a comissão com base na taxa contratada e no bruto do lote. A comparação seguinte confronta esse líquido com o montante do crédito bancário selecionado.

Uma diferença de crédito acima da tolerância definida recebe o estado Diferença de valor. Este resultado não explica a causa da divergência; mostra apenas que os dois valores excedem a margem configurada. Convém confirmar a composição do lote, a comissão aplicada e o movimento associado antes de alterar qualquer dado.

Além de Conferido e Por conciliar, o ficheiro identifica Data fora da janela, Movimento não é crédito, Verificar movimento e Dados do lote incompletos. Um lote só fica Conferido quando existe uma associação única, o movimento está classificado como crédito e as diferenças de valor e data permanecem dentro das tolerâncias definidas.

Por sua vez, o Painel apresenta lotes registados, lotes conferidos, lotes por conciliar, bruto registado, líquido esperado e crédito efetivo associado. A taxa de conferência resulta da relação entre os lotes conferidos e os lotes registados, enquanto o gráfico resume a quantidade de lotes por estado.