Controlo de contratos a termo em Excel: Modelo Grátis

Configure a referência e os escalões internos

Na folha «Parâmetros», indique a entidade empregadora, a unidade e a pessoa responsável pelo acompanhamento. A data de referência é atualizada por defeito com a função =TODAY(), mas pode ser substituída por uma data fixa quando precisar de analisar um período anterior. Defina também os dias de alerta crítico, atenção e planeamento.

Os escalões devem estar em ordem crescente. Confirme que o campo Controlo dos escalões apresenta «OK» antes de interpretar os alertas da folha «Contratos».

Registe cada contrato nas células de entrada

Elimine os exemplos existentes caso não pretenda mantê-los e preencha apenas as células amarelo-claro. A folha aceita um ID do contrato, código do colaborador, nome, unidade, tipo, estado, fundamento, datas, número de renovações, modalidade e ação planeada.

Introduza as datas conhecidas no formato d/m/Y. As colunas de duração atual, dias até fim, estado de alerta e controlos são calculadas automaticamente e não requerem preenchimento manual.

Complete decisões, responsáveis e documentação

Registe a pessoa responsável, a data da decisão interna, a comunicação registada quando aplicável e a data de cessação efetiva nos contratos cessados. A referência ou ligação ao documento permite localizar o processo sem reproduzir informação pessoal desnecessária. A confirmação documental pode ficar como pendente, confirmada ou não aplicável.

Revise o Painel e trate as exceções

Comece pelos totais de contratos ativos, documentação pendente, datas ultrapassadas e registos a corrigir. Depois, reveja os contratos assinalados por estado de alerta e confirme que o Controlo da linha fica em «OK». No Painel, a Reconciliação final confirma se os totais dos registos estão conciliados.

Na folha «Contratos», cada registo combina identificação do trabalhador, centro de custo ou unidade, fundamento indicado no contrato e as datas de assinatura e início. Há campos próprios para contratos a termo certo e incerto, bem como para o estado «A iniciar», «Ativo», «Suspenso» ou «Cessado». Esta organização ajuda a separar a informação administrativa que costuma ficar dispersa entre processos e apontamentos internos.

O ficheiro calcula a duração atual quando existem data de início atual e data de fim ou cessação prevista. Também apresenta Dias até fim para contratos não cessados com uma data registada, oferecendo uma leitura objetiva da proximidade definida pela organização.

O Estado de alerta resulta da comparação entre a data prevista e a data de referência configurada. «Planeamento», «Atenção» e «Crítico» correspondem aos três escalões internos escolhidos na folha «Parâmetros». «Data ultrapassada» indica que a data registada é anterior à referência, enquanto «Sem data prevista» assinala a ausência dessa data num contrato ativo.

Estes alertas de fim de contrato servem para ordenar uma revisão administrativa, não para determinar prazos legais, admissibilidade de renovação ou obrigações de comunicação. Antes de tomar uma decisão, importa confirmar o conteúdo do contrato e os requisitos aplicáveis ao caso concreto.

O registo inclui o número de renovação registada e uma lista para indicar se não é aplicável, se não existe renovação prevista, se há renovação automática prevista no contrato, se foi registada por acordo ou se está por confirmar. Esta informação fica ligada à decisão ou ação planeada, como preparar renovação, preparar não renovação ou registar cessação.

Para o controlo da documentação de contratos, pode indicar uma referência ou ligação ao documento e assinalar a confirmação documental. Quando esse campo fica em «Pendente», a linha é identificada para revisão e o Painel soma essa situação. Nos contratos cessados, a falta de data de cessação efetiva também é indicada no controlo automático.

O Painel apresenta o total de contratos registados, os registos com controlo concluído, os que exigem correção e os contratos ativos. Mostra ainda quantos estão dentro do horizonte de planeamento, sem data prevista, com documentação pendente ou com datas ultrapassadas. Dois gráficos resumem a distribuição dos contratos ativos por alerta e por tipo de contrato.

Esta leitura permite preparar uma rotina de controlo de prazos contratuais sem procurar linha a linha toda a informação. Ainda assim, o resultado depende do preenchimento e da configuração interna: a folha não avalia se um contrato é válido, se uma renovação é permitida ou quais os direitos associados.