Declaração trimestral à Segurança Social: Modelo Excel Grátis

A utilização começa pelo registo dos movimentos que suportam cada período. As folhas estão ligadas entre si: os valores introduzidos em Rendimentos alimentam a preparação trimestral e o resumo do Painel.

Registe cada rendimento na folha Rendimentos

Introduza a data, a categoria, o cliente ou origem, a referência do documento, o tipo de comprovativo e os montantes. Existem 100 linhas preparadas para registos. A data preenche automaticamente o mês e o trimestre, enquanto as categorias disponíveis incluem vendas de bens, produção de bens, prestações de serviços e outros rendimentos.

Compare os valores declarados com os comprovativos

Preencha Valor no comprovativo e Valor a declarar para cada linha. A diferença é calculada pelo ficheiro e o campo Estado da conciliação identifica registos conciliados, diferenças a verificar ou situações sem valor de comprovativo. Reveja estas indicações antes de usar os totais como apoio à declaração.

Prepare o período na folha Declarações

Indique o ano e seleccione T1, T2, T3 ou T4 numa linha da tabela. O ficheiro calcula o início e o fim do trimestre, o mês declarativo, a data-limite apresentada e os montantes por categoria. A mesma linha reúne o total de comprovativos, a diferença global e o número de registos que continuam por conciliar.

Actualize a submissão e consulte o Painel

Depois da utilização do portal, registe o estado, a data de submissão, a referência e a localização do comprovativo. No Painel, escolha o ano e o trimestre para consultar os totais, os registos conciliados, os itens a verificar e as declarações por preparar. O indicador de prazo usa a data de referência definida nessa folha.

O ficheiro estrutura cada declaração a partir dos rendimentos registados entre o primeiro e o último dia do trimestre seleccionado. Na folha Declarações, os valores são agregados em vendas de bens, produção de bens, prestações de serviços e outros rendimentos, formando o total a declarar interno.

A regra de data-limite apresentada no livro corresponde ao último dia de janeiro, abril, julho e outubro, para os rendimentos dos três meses anteriores. A data é calculada a partir do ano e trimestre escolhidos. Como a situação no portal pode requerer confirmação, o próprio ficheiro assinala a necessidade de confirmar quando a data de referência ultrapassa esse limite.

Uma linha na folha Rendimentos corresponde a um rendimento ou documento. Além da data e da categoria, pode identificar a origem, guardar a referência documental e indicar se se trata de recibo verde emitido, fatura-recibo emitida, fatura emitida, nota de crédito, outro comprovativo ou sem comprovativo.

Esta organização permite confrontar o movimento com o documento que o suporta sem misturar períodos. O trimestre é atribuído pela data introduzida, pelo que convém confirmar esse campo antes de avançar para a preparação. Os exemplos já preenchidos servem apenas para ilustrar a estrutura e devem ser revistos ou substituídos pelos seus próprios registos.

Nem sempre o valor que pretende considerar internamente coincide de imediato com o valor registado no comprovativo. Por isso, a folha calcula a diferença entre ambos e classifica a linha como conciliada, com diferença a verificar ou sem valor de comprovativo.

Na preparação da declaração, o campo Registos a verificar conta as linhas do período que não estão conciliadas. O controlo final também alerta para períodos duplicados, divergência entre o total e as categorias, diferença face aos comprovativos ou registos pendentes. São avisos de organização interna, não uma validação da submissão feita no portal.

O acompanhamento não termina com o apuramento dos rendimentos. Para cada trimestre, pode assinalar o estado no portal como por preparar, submetida, substituída ou não submetida. Quando aplicável, ficam igualmente disponíveis campos para a data de submissão, a referência do comprovativo, a sua localização e observações.

O estado calculado alerta, por exemplo, para uma submissão sem data ou sem referência de comprovativo. No Painel, o gráfico de categorias mostra a distribuição dos valores a declarar e o segundo gráfico compara a quantidade de registos conciliados com os que exigem verificação. Assim, a revisão do período fica concentrada antes de consultar a Segurança Social Direta.